Réalisez le potentiel de votre laboratoire pendant une phase de refonte

Aug 16, 2023

Rachel Brown, MSc, est rédactrice/coordinatrice scientifique pour Lab Manager. Rachel est titulaire d'un baccalauréat ès sciences de l'Université de Victoria et d'une maîtrise ès sciences de l'Université de l'Alberta en systématique et...

Le changement est inévitable pour le laboratoire moderne. Entre l’accélération rapide des progrès technologiques et l’évolution des priorités de recherche et d’affaires, les laboratoires sont mis au défi d’accroître leur efficacité, leur flexibilité et leur adaptabilité tout en incarnant les valeurs fondamentales sur le lieu de travail et en favorisant la collaboration et l’innovation.

La direction doit souvent repenser les espaces de laboratoire en raison, par exemple, d'un déménagement, de la création d'une nouvelle installation, de l'optimisation du laboratoire ou d'une main-d'œuvre croissante. La sécurité, l’efficacité et la productivité dépendent d’une conception bien pensée. Les responsables de laboratoire peuvent accélérer le processus de conception, garantir que les besoins actuels et futurs sont satisfaits et réaliser le potentiel du lieu de travail grâce à une préparation minutieuse et à la prise en compte des facteurs et objectifs clés, avant d'engager une équipe de conception.

Le changement marque une opportunité de définir et de concrétiser un avenir plus désirable. Réaliser ce potentiel nécessite une vision claire. Les activités de vision collaborative inspirent la créativité et l’innovation tout en alignant diverses perspectives et en garantissant une communication efficace entre les groupes de parties prenantes. La vision catalyse la transformation de concepts abstraits en plans et actions concrets, fournissant le but et l’orientation sur lesquels les ressources et les efforts sont alignés. Il ancre les décisions de planification et aide à prioriser les initiatives. Lors de la définition de la vision, décidez des principaux domaines d'amélioration, par exemple la collaboration ou la durabilité, qui sous-tendront les objectifs et généreront un changement positif.

En utilisant la vision comme guide, formulez des objectifs qui permettront d’atteindre les objectifs commerciaux et de promouvoir les valeurs organisationnelles. Par exemple, les objectifs peuvent se concentrer sur l’attraction et la rétention des talents ou sur le bien-être du personnel. D’autres peuvent être conçus pour améliorer l’efficacité, garantir la flexibilité et la résilience ou promouvoir l’innovation.

Ces objectifs contribueront à éclairer les priorités de conception en fonction des besoins connexes en matière d’installations et d’espace. Ils nécessitent souvent des changements culturels qui sont influencés par l’environnement. Même avec l’adhésion du personnel, par exemple, la connexion ou la coordination avec d’autres équipes doivent être faciles à réaliser, sinon les efforts de collaboration diminueront. À l’inverse, la création d’espaces sociaux qui invitent à une connexion spontanée avec divers groupes améliorera naturellement la collaboration. Les espaces de rédaction et de support en laboratoire sont tout aussi importants pour garantir l’efficacité et stimuler la productivité. Prendre le temps d’établir une vision globale des exigences et des priorités aidera à orienter la collecte de données pertinentes au cours de la phase suivante.

La prochaine étape de la planification du laboratoire consiste à capturer un inventaire instantané. Collectez les données brutes : plans d'étage, listes du personnel identifiant les équipes ou autres groupes de travail et listes d'actifs. Cartographiez les effectifs et les actifs sur les espaces existants, en notant qui utilise quoi et travaille où. Identifiez et examinez les exigences du processus, en cartographiant les procédures et les flux de travail actuels.

Ces informations constituent une base de référence pour les allocations d'espace actuelles, par rapport auxquelles les exigences et les améliorations potentielles peuvent être validées. La validation des exigences est renforcée par des données d'occupation et d'utilisation des actifs en temps réel pour démontrer l'utilisation, garantir l'identification des goulots d'étranglement et rationaliser les efficacités. Collectez également ces données pour éclairer les prochaines étapes.

C’est le moment d’identifier les opportunités d’amélioration dans des domaines tels que l’efficacité, la durabilité, la sécurité et la satisfaction du personnel. À l’aide des activités de cartographie et de toutes données supplémentaires sur les actifs et l’occupation, évaluez l’utilisation actuelle de l’espace, le placement des équipements et l’efficacité du flux de travail. Ne négligez pas les visites guidées et la consultation du personnel à tous les niveaux pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas sur le terrain. Recherchez les espaces de travail ou de stockage qui sont sur ou sous-utilisés, en tenant compte notamment des leçons des dernières années, comme assurer un stockage adéquat ou flexible pour l'inventaire des EPI. Les espaces de travail sont-ils vides ou les employés se bousculent-ils ? Les actifs constituent-ils des goulots d’étranglement ou peuvent-ils être retirés ou redéployés ? Des améliorations substantielles de l'efficacité globale du laboratoire peuvent être obtenues en reconfigurant les agencements en fonction des flux de travail communs et des besoins des utilisateurs, en rationalisant les processus pour éliminer les étapes redondantes ou en supprimant les goulots d'étranglement, et en intégrant de nouvelles technologies.